個人情報保護方針
個人情報の取り扱いについて
制定日：2007年4月1日
改定日：2008年4月1日
株式会社インフォコム西日本
代表取締役社長 香山 正博
当社は、個人情報保護方針を下記の通り定めお客様より提供頂いた、あるいはお預かりした個人情報について保護管理の仕組みを策定し、実施・維持・改善活動を行っております。
- 事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の収集、利用及び提供を定めた社内規定を遵守します。
- 個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改竄及び漏洩などの予防ならびに是正に関する適切な処置を講じます。
- 個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守します。
- 個人情報管理の仕組みを継続的に改善します。
- 個人情報は利用目的の範囲内で利用し、お客様の同意なく目的範囲外での利用はいたしません。
- 役職員に対する教育啓蒙活動を行うと共に、管理責任者を置き、個人情報の適切な管理を行います。
- 本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請、及び苦情・相談に対して遅滞無く対応いたします。
【個人情報保護方針の適用範囲】
当社はお客様にお約束している個人情報保護方針に則り、お客様の個人情報を適切に管理します。
なお当社のウェブページからリンクする他事業者のウェブサイトにおけるお客様の個人情報等の保護について責任を負うものではありません。
【個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内】
個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます）は、指定の事項を公表、もしくはご本人が（容易）に知り得る状態に置くことを義務付けております。以下では、これらの事項を公表等のために掲載させて頂きます。
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【当該個人情報取扱事業者の名称（当社）】株式会社インフォコム西日本
- 【当社が取扱う個人情報の利用目的】
- 個人情報を直接取得する場合の利用目的
お客様から直接書面（電子的媒体を含む）に記載された個人情報を取得する場合は、その都度利用目的を明示致します。
- 保有している個人データの利用目的
当社が保有する個人データの利用目的は次の通りです。
- 社員情報 ･･････ 人事・給与・採用管理等
- お問合せ情報 ･･････ ご本人確認
- 協力会社情報 ･･････ 協力会社管理
- 入退館情報 ････････ 入退館管理
- 委託された個人情報の利用目的
当社が委託された個人情報の利用目的は次の通りです。
- 人事・給与情報 ････････････ システム開発・運用・保守
- 会計・計数情報 ････････････ システム開発・運用・保守
- ヘルスケア情報 ････････････ システム開発・保守
- モバイルシステム情報 ･･････ システム開発・保守
- 知的財産システム情報 ･･････ システム開発・保守
- システム運用情報 ･･････････ システム設計・運用・保守
- 個人情報を直接取得する場合の利用目的
- 【個人情報の第三者提供について】お取り扱う個人情報及び個人データについては、以下の何れかに該当する場合を除き、当社が第三者に開示等をすることはありません
- ご本人の同意を得たとき。
- 法令に基づく場合 。
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
- 【開示等請求に関する手続きについて】利用目的の通知・開示請求・保有個人情報の訂正（追加・削除）・利用停止
- 開示の対象となる項目
開示の対象となる保有個人データの項目は、 氏名・住所・電話番号・FAX番号・会社名・部署名・生年月日・メールアドレス・ユーザーID等となります。
- 請求方法について
保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止の請求を行う場合、 当社所定の申請書を入手してください。入手方法は、下記よりダウンロードまたは、開示等の請求申し出先までメールにて申込みください。
申請書は指定の事項を全てご記入の上、ご本人確認のための書類を同封し、開示等の請求申し出迄ご郵送ください。 お客様よりご郵送頂く申請書の郵送料はお客様のご負担となります。＜開示の請求で御郵送頂くもの＞
Ａ.開示の請求について
「個人情報開示申請書」及びご本人確認の為、次の書類が必要となります。【ご本人からの場合】開示請求申請書及び(1)(2)(3)の書類を各１通お送りください。
(1)保有個人データ開示・訂正・利用停止の各申請書(当社指定の申請書) 1通(2)住民票(外国人の方は外国人登録証明書)１通
住民票：発行日より6ヵ月以内の原本。
外国人登録証明書：住所変更されている場合は、裏面のコピー。
(3)運転免許証・パスポート・健康保険証のいずれかのコピー 1通
※本人確認の書類に「本籍」が含まれる場合は都道府県以外を確認できないようにしたものをご送付ください。
運転免許証：住所変更されている場合は、裏面のコピー。
パスポート：写真および住所のページのコピー（計2枚）。
健康保険証：お申し込み本人様の名前・生年月日・住所が記載されているページのコピー。
【代理人の場合】開示の請求をする方がご本人・未成年者・成年被後見人の法定代理人、または開示請求を行うご本人が委託した代理人である場合は、 前項の【ご本人からの場合】の書類に加えて代理人であることを示す書類及び代理人ご本人であることを確認できる下記の書類 (A－(1)(2)(3) またはＢ－(1)(2)(3)(4)(5)）をご同封ください
A)法定代理人の場合
次の法定代理権があることを確認するための書類をご用意ください。(1)法定代理人の戸籍謄本または登記事項証明書 １通
・未成年者の場合：戸籍謄本
発行日より6ヵ月以内の原本。
・成年被後見人の場合：登記事項証明書
東京法務局後見登録課にお問い合せください。
※東京法務局アドレス
http://houmukyoku.moj.go.jp/tokyo/static/i_seinen.html
(2) 法定代理人の住民票（外国人の方は外国人登録証明書 1通住民票：発行日より6ヵ月以内の原本。
外国人登録証明書：住所変更されている場合は、裏面のコピー。
(3)法定代理人の運転免許証・パスポート・健康保険証のいずれかのコピー 1通
※本人確認の書類に「本籍」が含まれる場合は都道府県以外を確認できないようにしたものをご送付ください。
運転免許証：住所変更されている場合は、裏面のコピー。
パスポート：写真および住所のページのコピー（計2枚）。
健康保険証：法定代理人の名前・生年月日・住所が記載されているページのコピー。
B)委任による代理人の場合
開示請求申請書及び次の(1)(2)(3)(4)(5)の書類を各１通ご用意ください。
(1)当社指定の委任状 1通(2)本人の印鑑証明書 1通(3)本人の住民票 1通(4)代理人の住民票 1通(5)代理人の運転免許証・パスポート・健康保険証のいずれかのコピー 1通※本人確認の書類に「本籍」が含まれる場合は都道府県以外を確認できないようにしたものをご送付ください。
運転免許証：住所変更されている場合は、裏面のコピー。
パスポート：写真および住所のページのコピー（計2枚）。
健康保険証：代理人の名前・生年月日・住所が記載されているページのコピー。
- 開示を請求される際の郵送料について
a）１回の申請ごとに下記郵送料が必要となります。・郵送料 600円（内訳：定型80円、書留420円、本人限定受取郵便100円）b）郵送料のお支払い方法
※郵便局アドレス
http://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/honnin/
費用のお支払いは600円分の切手を申請書に同封してください。 - 開示の請求に対する回答方法
- 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所と当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合。
- 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
- 指定の申請書類に不備があった場合。
- 開示の請求の対象が「保有個人データ」に該当しない場合。
- 本人又は第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
- 他の法令に違反することとなる場合。
原則本人を受取とし、住民票に記載の住所に本人限定受取郵便で書面にて郵送致します。
(委任による代理人が申請の場合でも、開示対象者本人を受取として住民票記載の住所へ郵送します。 法定代理人が申請の場合は、法定代理人を受取人として住民票記載の住所に郵送致します。)
本人限定受取郵便の為、封筒には受取人の電話番号を記載致します。郵便物の受取に際しましては、 郵便局から受取人宛てに連絡があり、本人確認の上住所または、郵便局で受ける事が出来ます。
＊「保有個人データ」の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合はその旨、理由を付記して通知致します。 また、不開示の場合についても指定の手数料及び郵送料を頂きます。
― その他 ―＊手数料及び郵送料が不足していた場合または手数料及び郵送料が同封されていなかった場合はその旨連絡申し上げますが、 指定の期間内にお支払がない場合は、 開示の請求等がなかったものとして対応させて頂きます。
＊この開示等の手続きでご提出された個人情報は、本人確認、保有個人データとの照合、本人または、申請者（代理人）とのご連絡等の開示手続きに必要な範囲で利用致します。
なお、申請書類は一定期間保管した後廃棄する為返却は致しません。
＊個人データの確認照合の手続きの関係で、開示書類のお渡しに時間がかかる場合がありますので、予めご了承ください。
Ｂ．訂正等・利用停止の請求について訂正等・利用停止の請求については訂正等申請書または利用停止申請書及び、 ご本人確認の為「4.【開示等請求に関する手続きについて】b.請求方法について」と同様の書類を合わせてご郵送ください。
Ｃ．利用目的の通知についての請求開示等の請求のお申出先へご連絡ください。 - 開示の対象となる項目
- 【当社が所属する「認定個人情報保護団体」】所属する認定個人情報保護団体はありません。
- 【お問合せ窓口】個人情報の取扱に関するお合せ及び開示等の申し出は、下記までご連絡をお願い致します。当社への直接のご来社はお受付致しかねます。お問い合わせ時間
平日 9:00～17:00(12:00～12:45除く)
※土曜・日曜・祝日は受付できませんのでご了承願います。
